Você já se perguntou, como fazer um plano de ação que seja eficiente? Um dos maiores desafios das empresas é colocar o seu planejamento em prática, e nesse caso, o plano de ação pode ajudar bastante, já que, é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho para atingir um resultado necessário ou desejado ou até mesmo na resolver problemas.
“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo, que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker
Para uma empresa que busca crescer, o plano de ações se tornou necessário para o processo da tomada de decisão, isso, porque tudo fica muito mais claro e as atividades e atribuições de cada colaborador, ficam bem definidas, ou seja, todos saberão o que fazer, quando, onde, e de que forma.
Como todo processo de planejamento, o plano de ações tem um ciclo que deves ser cumprido e vamos entender um pouco desse ciclo agora!
Começando o Plano de Ação
Para o primeiro passo do plano de ação, você precisa definir o seu foco, ou seja, tenha com clareza quais são os objetivos do plano que está sendo criado. É fundamental saber o que esperamos do plano que estamos criando.
Uma vez que temos clareza quanto ao objetivo do plano, vamos planejar o mesmo: isso dará base para toda a estruturação.
Elabore um cronograma, determine a participação dos profissionais e custos necessários, destrinche as atividades que estão incluídas no cronograma em planos secundários e analise cada um.
Na fase do planejamento utilizaremos a ferramenta 5W2H, que tem o propósito de definir tarefas e seu acompanhamento (desenvolva juntamente com a equipe).
O 5W2H no Plano de Ação
O 5W2H é um modelo internacional para gestão de negócios. A sigla representa uma série de perguntas derivadas do inglês que precisam ser respondidas para mapear as atividades do planejamento do negócio. Ao responder essas perguntas, fica estabelecido o porquê, onde, em qual período, em qual área, quanto irá custar e como será conduzida a resolução.
Veja uma imagem das perguntas que devem ser respondidas:
Dessa forma, utilize essas perguntas e suas respostas para gerar uma planilha da seguinte forma:
Pós-planejamento
Após feito o plano, as ações descritas devem que ser colocadas em prática.
Analise a execução de cada uma das atividades e desenvolva estratégias para acompanhar a evolução das atividades, bem como:
- definir cronogramas e períodos para as análises e
- identificar os erros e desvios que podem prejudicar o andamento do plano
- analisar seu resultado final.
Ao identificar erros, identifique a causa raiz a atribua soluções ou ajustes nas etapas do plano para voltar ao planejado.
Para encerrar, revise e transfira as informações para um documento que permita fazer o acompanhamento adequado do plano. Essa fase é muito importante para a criação de outros planos. Vivendo e aprendendo com as falhas!
